怎样用好进销存软件?
  • 来源:hnztkj
  • 2015-04-30 15:23

   通过了解到中小商贸流通企业管理中的那么多问题,加上自己做企业信息化也5年多了,所以整理一些思路给大家分享出来。以便帮助更多的企业家朋友和高管,帮助管理好企业,提升一些工作效率和管理水品。
第一阶段:要用好进销存软件,首先必须选择适合公司目前需求的软件品牌、软件版本、用户数(许可数)。 

   需要管理到什么程度就购买对应的软件版本、用户数。市面目前主流进销存软件有秦丝进销存(免费移动)、通用的管家婆辉煌系列、分销ERP系列、用友T1商贸宝系列、金蝶KIS商贸版等,如果是行业特性特别强的企业,还需要注意行业匹配性,比如手机行业的串号,电脑行业的主机编号,服装行业的颜色尺码,食品行业的保质期、近效期,零售行业的条码运用,珠宝行业的证书号以及医药行业的GSP等。选择软件的标准是:既满足目前的需求,又留有一定的扩展空间,预留1-3个许可或者用户数(管家婆叫用户数,用友、金蝶叫许可)。就是既满足目前需求,未来又有一定扩展性的,比如同品牌不同系列、不同版本之间补差价升级,比如增加用户数、授权许可,比如数据无缝平滑升级等。不要一次性贪多图全。购买功能太多的软件,也不要购买小品牌、价格低的软件。因为购买软件功能太多,证明会增加操作上的难度,难上手。功能太多,前期投入就大,但是很多功能却不实用或者不会用,造成浪费。小品牌、价格低,很可能稳定性、安全性方面稍微差一些,服务方面及时性、有效性、服务能力差一些。并且目前可以满足你的需求,但是你的企业是不断扩张和发展的,如果当你企业规模大了、需求复杂了。当初的小软件满足不了你需求的时候,小牌软件厂商没有大型信息化解决方案提供给你。你只有换一个大品牌软件使用。换品牌就意味着你之前购买的软件只有闲置不用,浪费了。之前的软件哪怕是200元人民币买来的也是浪费!还有更麻烦的事情在后面,因为换软件品牌,一般不支持数据平滑无缝升级,很有可能,你要重新建立基本信息,期初数据等繁琐的工作,新旧软件数据切换期间,肯定影响你企业的正常营业。所以建议选择一个大品牌软件厂商。他们有低端、中高端、大型企业运用的全套信息化软件,既可以满足目前需求,也有产品满足你未来的需求。尽量选一些可以无缝升级,扩展站点、用户数简单的软件品牌。建议品牌:秦丝、管家婆、用友、金蝶和其他行业系列。

   选好合适企业发展的进销存软件品牌之后,接下来第二步就是寻找一家公司资质好、整合资源强、服务响应快、售后团队人员多、售后服务流程完善的本地企业作为软件服务商。 

   为何服务那么重要?软件开发技术的突飞猛进,今天的“软件技术”,再也不是高科技产品了。它既是前沿基础基础性信息技术研发,也有成熟的软件技术运用。所以今天软件产品服务商的竞争主要是服务的竞争,软件服务商的选择就主要在资质和服务上,一看这家公司有多少资质,多少授权,属于代理?经销商?核心的?钻石的?铂金的?授权区域?独家授权?这个可以代表是否渠道正规、货源正规。也可以代表厂家对它的支持力度以及资源的整合力度,更可以代表这家公司在厂商系统里面说话分量、所占的角色。二看这家公司的服务实施能力。比如有多少售后服务人员,比如具体热线解答有几个?远程服务有几个?上门服务有几个?实施服务有几个?有资质的初级、中级、高级技术工程师多少?日常专职培训有几个?有多少服务人员意味着按照正常的服务量,一年可以服务多少家企业。 

   第二阶段就是软件上线前的准备、基本信息、期初数据 

   首先,软件上线前,必须准备好相关的硬件环境、网络环境。部署好服务器,有条件的企业建议购置专业的服务器,没条件的也建议购置一个配置偏好的PC机做专用服务器,除软件技术人员必要的软件为户外,禁止其他一切人员使用,否则稳定性会很差,容易中毒、缓存垃圾文件等。专业的服务器价格在7K到3W不等。推荐品牌有IBM、戴尔、惠普、联想万全等。用户数多的企业可以考虑托管在电信机房或者租用服务器,毕竟电信机房作为国家通信、通讯中心枢纽,硬件防水墙、软件防火墙都是国际上一流的配置,100M光纤共享,网速很稳定,双电双网,不会断电断网,全天候警卫24小时值班,不需要专人维护。当然有条件的企业也可以选择办公室入驻10M光纤独享,如果实在没光纤,至少也得正常网速的6-8M ADSL宽带。但是人力成本会很高,需要自己有一个专人维护,稳定性偏差。服务器操作系统,建议是windows2003,服务器的数据库,可以分为SQL2000,SQL2005,SQL2008等,看软件需要而定。 

   准备好软件环境、操作系统、数据库后,接下来第二步就是建立基本信息。建立基本信息也很关键,就像盖房子打地基一样重要。地基打得好坏,决定你的楼层能盖多少层?一个企业的进销存软件运用好与否。基本信息的建立起到至关重要的作用。市面大部分的进销存软件的产品、客户、供应商信息都是采用树形分类,所以,分类的合理与否就涉及到后面需要的报表能否出得来。另外,基本信息建立必须遵循五个原则:1、统一的编号规则;2、统一的命名规则;3、产品名称、客户名称必须完整唯一。4、专人负责在统一编号、命名规则下建立完整的产品名称、客户名称。坚决不允许出现客户简称、产品简称的情况出现。5、产品类别可以简称,产品名称必须是细化到最小的单元格。比如电脑,建议直接命名为:联想电脑扬天系列T4900DI54G500G1G独显DVD刻录。公式=品牌+产品+系列+具体型号、配置。这样的命名方式可以避免产品名称重复、不唯一,带来库存管理的混乱。客户公司命名就坚持全名。比如:昆明威豪计算机有限公司,就必须命名为全名。避免昆明威豪,威豪计算机、威豪公司、威豪软件、威豪计算机公司等简称。否则,你的应收款管理很混乱,你会发现,昆明威豪账上挂着一笔应收,威豪计算机账上也有应收,威豪软件上也有应收,你怎么管得清楚到底总的有多少应收呢。 

   公司现金银行要管理清楚,期初公司的银行账户和老板、法人的私人账户必须分开。否则,老板要用钱直接就从公司账户里面支取,客户什么时候打款过来也不清楚。现金银行肯定很混乱。虽然说公司的钱也是老板的钱,从规范的财务角度讲,就算老板要用公司里面的钱,也得有凭证才从财务处支取,这样,出纳的现金、银行日记账才会清晰明了。 

   选择好了软件产品和软件服务商,建立好基本信息,接下来,第三步就是录入期初数据。比如期初库存商品、期初应收、期初现金银行等。录入期初是手工帐和电脑账衔接的过程,只有把期初的数据尽可能的盘点清楚,后面公司管理越容易理顺。如果期初不准,后期的数据分析、报表查询就没有多大作用和意义了,因为期初数据不准,过程管理得再好,最后的数据也不准。必须在业务过程中逐步去调整数据,把软件的账面库存和仓库的实物库存盘点核对清楚。通过库存管理的报损、报溢来调整库存。再把往来核对清楚、管理好应收应付、现金银行等。 

   第三阶段是日常业务的处理 


   一、管库存的,一般不开进货类、出货类单据,管理库存的人,只需要管好库存商品数量,不能自己去做单子。仓库只需确保库存商品不被偷、被盗、水淹,确保实物入库数量、型号和入库单数量、型号一致,确保出库数量、型号和出库单一致。发货、配货必须见单照单执行,准确无误的发货、配货。进货和销售必须分开,专人负责。建议一人开采购单,一人审核、一人过账;一人开销售单,一人审核、一人过账;人手不够的情况也可以一人开单,另外一人审核兼顾过账。至少保障进货有人负责、销售有人负责、仓库有人负责。各司其责,在自己岗位权限范围内工作。分工合作。 

   管理往来的,负责把每一笔款项找到对应的出入库单据,及时准确的勾兑,管理好客户的信用额度、信用周期,统计出超期应收,简单的做一些账龄分析,资金周转率等分析。

   所有采购类、销售类、库存类、费用类、收入支出类单据快速及时准确的录入系统并审核过账,当日事,当日毕。杜绝业务有单不录,有单不审,有审核过的单子不及时过账、录单不准确、录单不及时,只有这些情况杜绝了,才能确保数据准确,报表无误,数据报表分析可以帮助企业制定更细更好的营销政策、销售方法、内控体系等。
费用的明细科目尽量建立完善,方便后期的财务费用核算,更好的做财务预算,节省开支,把每一笔费用花在最有价值的地方。一般可以核算到部门、职员、单位。

   第四阶段就是报表查询、数据统计以及分析阶段 

   进销存软件除了录入简单的基础数据以及日常几张常用单据以外,别的什么都不用做,放心等待报表结果,可以确保报表数据及时准确的呈现给需要数据分析的领导。为企业的发展提供数据支持,提供参考建议。这就是进销存软件具有的使用效果,用户无须操心里面复杂的统计公式,无须再拿着计算器或者算盘加加减减,只要通过单据形式把该录入到软件里的数据都正常录入后,软件就会自动进行运算,快速地给用户展现一目了然的多维度、多角度的业务报表和财务报表。 
   让日常工作的分工更加清晰和科学,采用进销存网版版软件,可以让销售人员,采购人员,财务人员,仓管人员等多种角色都参与到软件的管理中来,销售人员只负责货品销售方面的工作,采购人员只负责货品采购的工作,财务人员专门记录财务收支和进行帐户管理,仓管人员专门进行货品管理,多种的角色和分工让企业日常的工作能够快速地落实到个人上,每人都可以方便地完成自己的工作,减少互相之间的牵连和等待,从而大大提高了企业内部的运作效率。

©  秦丝科技   粤公网安备 44030502000953号